職場をペーパーレス化する

PC操作

デジタル化で効率アップ

長年にわたって企業活動を行っていると、見積書・契約書・会議資料などさまざまな文書が堆積します。こうした文書は、該当する案件が完結した後でも次の業務の参考にしたり、顧客等からの照会に対応したりする必要があるため、簡単に廃棄するわけにはいきません。しかし、時間が経つにつれて文書の量は増加し、整理や収納に手間がかかるようになります。これを解決する手段として有効なのが、文書の電子化です。電子化とは、紙の文書をデジタルスキャンしてPDFなどの電子ファイルとして保存することをいいます。電子化が実現すれば小さな記憶媒体に大量の文書を収められるため、収納スペースを確保する苦労から解放されます。また、電子データは複製が容易であることから、情報共有の効率化を図ることもできます。文書の電子化を行う際は、信頼の置ける専門業者に依頼することが重要です。ビジネス文書には高い機密性を求められるものや個人情報に関わるものが多いため、情報の漏えいにはくれぐれも気をつける必要があります。業者選定に当たっては、情報管理体制がどのように整えられているかについて特別な注意を払うようにします。また、電子化後の使い勝手にも気をつける必要があります。電子化されたデータは、そのままの状態では紙の束と同じで、必要な文書を探し出すには紙を1枚1枚めくるのと同じような手間がかかります。作業を迅速化するには各文書にインデックスを付け、管理ソフトで検索できるようにするのがおすすめですが、こうしたサービスを提供しているかどうかも業者選定のポイントとなります。